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2月25日（木）、東京理科大学では「DX業務改善プロジェクト 成果発表会」を実施しました。このプロジェクトは、RPAと呼ばれる業務を自動化するツールを活用し、各部署の業務効率化・デジタル化を図ることによって、大学全体で DX による業務改善を推進することを目的として、情報システム課および経営企画課が主管して行われたものです。プロジェクトメンバーは学内から広く公募し、DX業務改善への意欲が高い合計12名の職員を選出して約半年間をかけて実行されました。メンバーは2名1チームとして合計6つのチームに分かれ、学生口座登録業務、奨学金通知業務、教員業績評価業務など、従来職員が手作業で行っていた業務の自動化に取り組みました。

今回の成果発表会では、半年間のRPA開発の様子や、業務改善の成果を全職員に向け報告する機会とし、約180名の参加がありました。

今回プロジェクトには入職後間もない若手から中堅職員まで年齢層も様々、またRPAに対する事前知識も様々なメンバーが集まりましたが、いずれも業務改善に対する意識は高く、熱量をもって今回の開発に取り組んだ様子が紹介され、実施後のアンケートでは「どのチームも、目に見える形で効果が発揮でき、また、それが横展開して他部署でも応用が可能であることがわかった」「大きく改善するようなことを意気込んでやるのではなく、ちょっとした改善を細かくやるだけで、業務改革には十分有用であることがよく理解できた」といった感想が寄せられました。

本プロジェクトは来年度以降もメンバーを入れ替えながら継続して実施される予定です。

発表題目一覧

1. 専任教員向け個別ファイル送付業務のRPA化
   ～教員専用BOXフォルダへの個人別時間割表の自動格納～
2. 学生口座登録の自動化
   ～学内システムの画面操作 (ダウンロード/アップロード) の自動化～
3. メールを関係部署に自動転送したい
   ～受信メールの保存・ファイル転記・転送用メール作成の半自動化～
4. 予算配分簿転記の自動化
   ～受信メール内のテキスト抽出とファイル転記の自動化～
5. 奨学金通知文書の紙ファイル管理からの脱却！
   ～学生別BOXフォルダの自動作成と通知PDFデータの時系列自動保存～
6. 教員業績評価データ抽出の自動化
   ～画面操作 (ダウンロード) の自動化～